Penser qualité est un élément fondamental de la création de votre organisme, en passant par sa gestion au quotidien, jusqu’au développement et à la pérennité de votre activité. Voici quelques points élémentaires qui garantissent la qualité de vos prestations, pour les stagiaires, les entreprises et les financeurs.
Tout nouvel organisme de formation créé doit détenir un numéro de déclaration d’activité. C’est notamment le cas pour toute personne morale (société, association…) ou physique (travailleur indépendant, auto-entrepreneur…) qui réalise (même accessoirement ou occasionnellement) des prestations de formation professionnelle au sens du code du travail, c’est-à-dire :
L’entreprise délivrant des actions en formation interne (conception et animation de formations destinées exclusivement à ses propres salariés) n’a pas à se déclarer. En revanche, si elle dispense des actions de formation auprès de personnes extérieures (fournisseurs, clients, salariés de filiales…), la déclaration d’activité est obligatoire.
Comment effectuer sa déclaration d’activité ?
Le dossier doit être transmis à la DIRECCTE – service régional de contrôle de la formation professionnelle – de la préfecture de Région du lieu : soit d’implantation du principal établissement de l’organisme, soit de sa direction effective.
Les centres de formation d’apprentis (CFA) doivent dispenser les actions de formation par apprentissage dans le respect des règles applicables aux organismes de formation et des règles qui leur sont spécifiques prévues dans le code du travail. L’organisme de formation qui dispense ces actions doit mentionner expressément dans l’objet de ses statuts l’activité de formation en apprentissage (sauf pour les CFA d’entreprises).
Tout Centre de Formation d’Apprentis doit être déclaré en qualité d’organisme de formation.
La déclaration étant liée au dépôt d’un contrat ou d’une convention, il sera nécessaire d’avoir conclu une première convention avec une entreprise pour la mise en œuvre d’un contrat d’apprentissage pour pouvoir établir cette déclaration. Les organismes de formation déjà déclarés n’ont pas à déposer de déclaration spécifique ou supplémentaire.
La délivrance d’actions de formation par apprentissage doit figurer dans l’objet social de la structure qui devient CFA. Il ne suffira pas d’avoir visé l’enseignement, l’éducation ou la formation, c’est spécifiquement la formation par apprentissage qui doit apparaître dans les statuts (sauf CFA interne à une entreprise : suppression de cette l’obligation par Ordonnance n° 2019-861 du 21 août 2019).
Le nouvel organisme de formation souhaitant dispenser des actions de formation par apprentissage doit solliciter un code UAI (Unité Administrative Immatriculée) auprès des services de l’Éducation nationale.
Voici les documents à préparer :
L’article l. 6231-2 du code du travail précise les 14 missions des cfa :
Les CFA pourront bénéficier :
À compter de l’exercice 2020, les CFA peuvent conserver les éventuels bénéfices de leur activité de formation par apprentissage afin de constituer des capacités d’autofinancement.
Afin d’inciter à la modernisation des CFA, en lien avec les entreprises, les possibilités de dépenses déductibles de la taxe d’apprentissage (à partir de 2020) des entreprises viseront des dépenses liées à l’investissement dans les CFA.
Pour aller plus loin :
Questions-Réponses du Ministère du Travail : Mise en oeuvre de la réforme pour les CFA
Kit « Ouvrir votre propre centre de formation d’apprentis (CFA) »
Être organisme de formation, c’est proposer des prestations entrant dans le champ de la formation professionnelle, finançables notamment par AKTO, et respecter une réglementation spécifique, garantie de sérieux et de transparence de l’activité : se déclarer, conclure des conventions de formation, remplir le bilan pédagogique et financier, respecter l’obligation d’information des stagiaires, respecter la réglementation liée à la qualité…
Les actions de formation doivent être formalisées via l’élaboration d’une convention de formation.
Depuis le 1er janvier 2019, le programme de formation n’est plus un document obligatoire en soi. C’est la convention de formation qui regroupe tous les éléments de la réalisation de l’action de formation, elle doit donc être rédigée avec vigilance.
Cette convention précise l’intitulé, l’objectif et le contenu de l’action, les moyens prévus, la durée (réelle ou estimée) et la période de réalisation (date de début et de fin), ainsi que les modalités de déroulement, de suivi et de sanction de l’action, le coût pédagogique de l’action de formation et les modalités de règlement prévues, tous ces éléments étant indispensables au financement de l’action de formation sur les fonds de la formation professionnelle.
L’action de formation se définit comme un parcours pédagogique permettant d’atteindre un objectif professionnel. Il peut se composer de différentes modalités de formation permettant d’acquérir des compétences. Elle peut se réaliser en présentiel, à distance, sous un format mixte ou en situation de travail.
Depuis le 1er janvier 2019, l’action de formation peut être réalisée en situation de travail.
Si vous proposez des actions de formation en situation de travail, les quatre phases suivantes doivent être définies préalablement à leur mise en œuvre :
L’action de formation peut aussi être réalisée en tout ou partie à distance. Dans ce cas, vous devez avoir défini les éléments suivants, préalablement à sa mise en œuvre :
Les organismes de formation doivent respecter un certain nombre de règles spécifiques à leur activité. En cas de non-respect de la réglementation, l’organisme de formation encourt l’annulation de sa déclaration d’activité (et par conséquent l’impossibilité d’exercer) ainsi que des sanctions pénales.
Les centres de formation d’apprentis (CFA) doivent dispenser les actions de formation par apprentissage dans le respect des règles applicables aux organismes de formation et des règles qui leur sont spécifiques prévues dans le code du travail.
Concernant la réglementation applicable aux CFA, la loi « avenir professionnel » prévoit que les CFA existants au 06 septembre 2018 ont jusqu’au 31 décembre 2021 pour se mettre en conformité avec la loi. Jusqu’à cette date, ils sont autorisés à poursuivre leur activité et sont réputés satisfaire aux obligations applicables aux CFA, notamment aux critères de qualité.
Tous les ans, l’organisme de formation doit remplir un bilan pédagogique et financier. Etabli sur un imprimé spécifique (Cerfa N°10443*14, à disposition sur le site officiel), il s’agit un document retraçant, pour le dernier exercice comptable clos :
Si le bilan pédagogique et financier n’est pas renvoyé à l’administration ou ne fait apparaître aucune activité, la déclaration d’activité est susceptible d’être suspendue ou annulée.
La comptabilité est établie selon les principes et méthodes comptables définis par le code de commerce (bilan, compte de résultat, annexe). Elle doit suivre un plan comptable spécialement adapté lorsque l’une des deux conditions suivantes est remplie :
Pour les groupements d’intérêt économique (GIE), la désignation d’un commissaire aux comptes est obligatoire dès que le chiffre d’affaires atteint 152 449 €.
Dans les 3 mois qui suivent le début de l’activité de formation, l’organisme de formation doit établir un règlement intérieur applicable aux stagiaires (à distinguer du règlement intérieur applicable aux salariés, obligatoire dans les entreprises de 20 salariés et plus) décrivant :
Avant leur inscription définitive, l’organisme de formation doit mettre à disposition des stagiaires :
L’organisme de formation peut remettre une attestation de fin de formation au stagiaire, à l’issue de la formation. Ce document, dont le titulaire peut se prévaloir, peut mentionner notamment les objectifs pédagogiques de l’action, sa durée, les résultats de l’évaluation des acquis, conformément à ce qui a été défini dans la convention ou le contrat de formation.
L’organisme de formation peut faire de la publicité à condition de respecter les interdits suivants :
Les réformes successives de la formation professionnelle placent la certification au cœur du système de formation dans le but de sécuriser les parcours professionnels et de favoriser l’insertion des individus. AKTO est à votre disposition pour vous accompagner dans la démarche de certification de vos formations.
Votre offre de formation débouche sur une certification éligible au CPF si elle est enregistrée au Répertoire spécifique ou au Répertoire national des certifications professionnelles (RNCP) gérés par France Compétences.
Régulièrement actualisée, la liste des certifications éligibles est téléchargeable sur le site du Compte Personnel d’Activité.
Si vous avez déjà enregistré votre offre de formation au RNCP ou au Répertoire spécifique , vous êtes organisme certificateur et votre offre apparaît sur la base servant de support à l’information des titulaires du compte personnel de formation.
Dans le cas contraire, vous pouvez demander à enregistrer votre certification à l’un ou l’autre de ces 2 répertoires.
La procédure est dématérialisée et directement accessible via le site de France Compétences.
Les étapes d’enregistrement :
Pour connaître les critères d’évaluation par France Compétences des demandes d’enregistrement, les rubriques à renseigner et pièces à joindre, ainsi que les étapes du process, et découvrir les aides sont mises à votre disposition sur le site de France Compétences. (en cas de difficulté avec la téléprocédure : )
Une certification professionnelle induit :
Le RNCP – Répertoire national des certifications professionnelles :
Blocs de compétences :
La notion de bloc de compétences est introduite par la loi du 5 mars 2014. Les blocs de compétences des certifications RNCP sont éligibles au CPF.
Pour aller plus loin :
Certifications professionnelles
CQP-CQP : tout savoir sur les certificats de qualification professionnelle
Textes de référence :
Obligations applicables aux organismes de formation : L6351-1 et suivants, R6351-1 et suivants du code du travail
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