Télétravail : le guide complet pour sa mise en place dans votre entreprise 2

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(Précisions : cette étude a été commandée en 2018 par Opcalia, qui fait maintenant partie d’AKTO. Cette étude a donc été publiée avant le COVID-19. Pour voir le rapport complet de l’enquête terrain, cliquez-ici).

Introduction : la définition du télétravail

On entend de plus en plus parler de télétravail, à la télévision, dans les journaux, à la radio, mais au fond, c’est quoi le télétravail ?

Étymologiquement, « télé » en grec signifie « à distance ». Mais dans le code du travail, le télétravail est défini comme « une forme d’organisation et/ou de réalisation du travail utilisant les technologies de l’information dans le cadre d’un contrat de travail, et dans laquelle un travail, qui aurait pu être réalisé dans les locaux de l’employeur, est effectué hors de ces locaux de façon régulière ».

Le télétravail est donc une des formes de travail à distance. Il y en a 2 autres :

  1. le travail nomade, effectué par exemple par les commerciaux itinérants qui se déplacent en permanence ;
  2. et le travail multi-sites, quand les équipes travaillent sur différents sites, sans se voir tous les jours ou même toutes les semaines, bref qui ne se voient pas souvent.

Le télétravail en vidéo

Retour d'expérience sur la mise en place du télétravail et ses impacts

L’enquête terrain montre que le télétravail est considéré comme une manière de tirer profit des nouvelles technologies. Il est assimilé à un management moderne. Pour le manager, c’est une manière de se focaliser plus sur les résultats que sur le temps de travail. Pour le salarié, c’est un gain de confort pour mieux travailler.

Contrairement aux idées reçues, le télétravail améliore les performances des salariés, notamment pour les missions nécessitant de la concentration. Il contribue à la paix sociale dans l’entreprise en améliorant le bien-être « au travail » sans y être et permet d’instaurer une relation de confiance entre salariés et managers.

Le télétravail est aussi une manière de fidéliser les collaborateurs tout en les responsabilisant un peu plus dans leurs missions.

Cependant, pour être efficace, le télétravail doit être formalisé, planifié et encadré. Il ne doit pas empiéter sur les temps collectifs qu’il faut savoir préserver et qui sont nécessaires pour maintenir la cohésion des équipes autour d’objectifs communs.

D’où vient le choix de déployer le télétravail ?

Le télétravail a deux scénarios de déclenchement :

1 -Le scénario subi : l’opportunité de tester la pratique malgré soi

Des situations imprévues répétées (grève de transport, intempéries, enfant malade, forte croissance des effectifs…) offrent l’opportunité de tester la pratique et de valider sa faisabilité pour l’entreprise.

2 – Le scénario choisi : une volonté politique de déployer cette pratique (direction ou DRH) pour :

  • améliorer la qualité de vie au travail (sollicitations, fatigue, stress) ;
  • moderniser les modes de travail ;
  • développer un dispositif d’aménagement du temps de travail en faveur des non-cadres qui ne bénéficient pas du temps de travail au forfait ;
  • répondre à la demande des salariés des nouvelles générations qui comparent avec d’autres entreprises ;
  • aménager l’exercice du travail pour des personnes en situation de handicap ;
  • répondre à un besoin économique (forte croissance des effectifs, locaux non adaptés).

Les éléments de contexte propices :

  • une culture du travail déjà basée sur les résultats ;
  • une conviction de la Direction, nécessaire pour porter le projet en interne ;
  • une ouverture sur d’autres façons de travailler ;
  • un climat social tendu qui pousse à faire évoluer les conditions de travail ;
  • le déploiement d’outils adaptés.

Pourquoi mettre en place le télétravail ?

Un levier utile pour l’entreprise face à 3 principaux enjeux RH :

  1. renforcer l’attractivité et l’image de l’entreprise pour faciliter le recrutement de certains profils ;
  2. fidéliser ou garder des salariés en départ pour une autre région ;
  3. faire gagner en qualité de vie au travail.

Avantages et inconvénients pour l’entreprise

  • financièrement : économies de carburant, de péage, de frais de garde… voire de loyers ;
  • confort en termes d’espace et d’ambiance choisis, un développement de compétences sur l’usage des outils indispensables (Skype, …).

Avantages et inconvénients pour le manager

  • l’exigence dans le suivi des résultats et des conditions de travail des télétravailleurs ;
  • un risque de l’asymétrie de traitement au sein de l’équipe (report sur les personnes sur site) ;
  • un risque du délitement de l’esprit d’équipe (cohésion, appartenance, solidarité) ;
  • le développement des compétences pour manager à distance.

Avantages et inconvénients pour le télétravailleur

  • les impacts sont plus importants en termes de qualité de vie personnelle (souplesse d’organisation, d’efficacité, interruption, concentration, moins de fatigue, autonomie et responsabilisation) ;
  • un risque de l’allongement du temps de travail le jour de télétravail ou le risque de la surcharge cachée ;
  • un risque de l’absence de déconnexion (respect des temps de pause) ;
  • un enjeu plus fort de la régulation entre vie professionnelle et vie personnelle ;
  • une diminution du sentiment d’appartenance et de liens avec l’équipe.

Quiz : télétravail mon entreprise est-elle prête ?

« Issu de la culture numérique, le télétravail est devenu, pour les entreprises, une opportunité de renforcer leur attractivité et de fidéliser leurs collaborateurs en améliorant leur qualité de vie au travail. »

Source : Rapport d’enquête de terrain EDEC numérique – décembre 2018 sur le télétravail

Comment mettre en place le télétravail dans son entreprise ?

La mise en place du télétravail en entreprise est une transformation des modes de travail et des besoins en compétences, aussi bien pour la direction, les managers et l’ensemble des collaborateurs.

Aussi, une combinaison de conditions est à réunir, que l’on peut caractériser en 3 mots :

  1. Vouloir : promouvoir le télétravail avec un portage politique, un dialogue social, un aménagement organisationnel ;
  2. Pouvoir : mettre en place les conditions techniques (équipement, connexion à distance) et professionnelles (analyse des métiers et des activités « télétravaillables ») ;
  3. Savoir : communiquer les changements des représentations, mettre l’accent sur la pédagogie et former le management ainsi que les télétravailleurs.

Comment faciliter et réussir la mise en place du télétravail ? Les 2 conseils de l'étude

Commencer par organiser un test à petite échelle :

Avec des salariés, les partenaires sociaux et des managers : c’est une règle d’or.
Des temps collectifs doivent être préservés voire repensés pour empêcher tout risque d’éloignement, de perte de cohésion, et les pratiques managériales doivent aussi être renouvelées. Les moyens logiciels et matériels mis à disposition restent un enjeu comme l’évolution de l’organisation initiale.

Le télétravail et sa faisabilité sont à envisager au regard de la nature et de la quotité de l’activité plutôt que du métier afin d’adapter de façon efficiente les modalités de sa mise en œuvre.

Commencez par diagnostiquer la maturité des futurs télétravailleurs. Pour cela, voici un quiz au format web et papier.

Quiz d’auto-positionnement sur le télétravail

Version numérique (pour les collaborateurs) : 

Test : serais-je vraiment à l’aise dans le télétravail à domicile ?

Version papier (pour les managers) :

Grille d’auto-positionnement issu du guide télétravail  de la DGAFP, 2016 (voir la fiche pratique page 56)

Formaliser une charte ou un accord :

Aujourd’hui, c’est devenu très simple. En effet, le télétravail peut être mis en place de trois manières différentes :

  • par un simple accord avec le salarié, par tout moyen (accord écrit, email, courrier…) ;
  • par un accord collectif ;
  • par une charte élaborée par l’employeur, après avis du comité social et économique, s’il existe.

3 modèles types d’accord ou de charte d’entreprise à télécharger gratuitement

Exemple 1

Exemple 2

Exemple 3

Pour découvrir d’autres exemples, voir l’ensemble des accords d’entreprises sur le télétravail sur le site de LegiFrance.

A noter : en l’absence d’accord ou de charte d’entreprise, il faut formaliser un accord individuel salarié/employeur. Le télétravail (même occasionnel) doit faire l’objet d’un accord individuel écrit (lettre ou mail). Cet accord doit comporter toutes les précisions que le code exige de l’accord collectif ou de la charte. Attention, une suite d’accords individuels, non encadrés par un texte collectif, peut être source de tensions ou de conflits au sein d’une entreprise ou d’une équipe.

Le bon usage du télétravail se mesure au partage équitable de ses bénéfices entre l’entreprise et le salarié : concentration, efficacité, productivité, qualité de vie au travail, attractivité, image, fidélisation

Source : Rapport d’enquête de terrain EDEC numérique – décembre 2018 sur le télétravail

Assurances, accidents du travail, remboursement des frais, tickets restaurants… Quelles sont les règles du télétravail ?

  • « S’il lui arrive un accident sur le lieu de télétravail, le salarié est-il couvert par le régime des accidents du travail ? »
  • « Les coûts liés au télétravail doivent-ils être pris en charge par l’employeur ou le salarié ? »
  • « Et pour l’assurance : quelle particularité en cas de télétravail ? »
  • « M’enlève t-on un ticket restaurant si je suis en télétravail ? » > non 😉

Pour en savoir +, retrouvez quelques infos pratiques sur le site de l’Urssaf.

Simple et sans risque : le télétravail est réversible, il peut être occasionnel ou régulier mais jamais 100% du temps. Alors, pourquoi pas vous ?

Votre conseiller AKTO peut vous appuyer pour mettre en place le télétravail, n’hésitez pas à le contacter.

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