Les tribunaux ont défini plusieurs principes à respecter lors de la mise en œuvre d’une telle clause :
Afin d’être opposable au salarié, trois conditions de fonds de validité sont à respecter :
- L’entreprise ne doit pas se servir de sa contribution obligatoire pour financer la formation envisagée : les dépenses exposées par l’entreprise ne doivent pas avoir fait l’objet d’une prise en charge au titre des fonds mutualisés et ou publics. La formation devra avoir été financée sur les fonds propres de l’entreprise ;
- La clause n’est applicable qu’en cas de démission du salarié ;
- Les sommes remboursées par le salarié au titre de l’application de cette clause doivent être affectées par l’entreprise au financement d’actions dans le cadre du plan de développement des compétences.
Une condition de forme
L’engagement du salarié doit faire l’objet d’une convention avant le départ de ce dernier en formation. Doivent alors être mentionnés : date, nature, durée, coût réel, modalités de remboursement)
Concernant la fixation du montant : Il doit s’agir des frais réels engagés par l’employeur (au-delà des dépenses imposées par la loi). Il s’agira uniquement des coûts pédagogiques+ frais annexes mais pas la rémunération.
Le juge peut toutefois modérer le montant.
Concernant la fixation de la durée d’engagement : Aucune durée n’est fixée par les textes, elle est en général de 2 à 5 ans. Les parties doivent tenir compte des frais réels de formation engagés ainsi que la nature et la durée de formation.
Concernant les cas de rupture, il faut pour que la cause puisse s’appliquer que la rupture soit uniquement à l’initiative du salarié et ne soit pas imputable à l’employeur.
Concernant les modalités de remboursement : la réduction prorata temporis peut s’appliquer.
Le renforcement des conditions de validité issues du Code du travail et de la jurisprudence peut être renforcé par la négociation collective. Il convient alors de vérifier ce qui est prévu au niveau de chaque CCN.