Mon Espace évolue : les changements pour votre entreprise

Tenant compte des remontées et besoins des utilisateurs de « Mon Espace », la nouvelle version qui a été mise en ligne le 14 février 2025 intègre 6 évolutions :

1) Une nouvelle interface de navigation

Afin de faciliter votre accès aux différentes rubriques, de simplifier la saisie des informations en vue de déposer un dossier ou encore de vous afficher rapidement les données importantes liées à vos dossiers, l’interface et le graphisme de « Mon Espace » ont été repensés.

2) La désignation d’un administrateur au sein de votre entreprise pour sécuriser l’accès à vos données.

Jusqu’ici, AKTO assurait pour tous les utilisateurs de Mon Espace l’administration des droits d’accès et des habilitations de chaque compte.

Afin de mieux sécuriser l’accès aux données sensibles de vos dossiers/contrats (coordonnées des salariés, facturation …), vous devez désigner un ou plusieurs administrateurs au sein de votre structure dont le rôle est de gérer les droits et habilitations de toutes les personnes de votre entreprise ayant un compte sur Mon Espace.

(cf question pour plus de détail sur le rôle de l’administrateur)

3) La possibilité de créer des accès rapides personnalisés

Si vous avez besoin d’accéder à des informations sur vos dossiers sur la base de critères pré-filtrés, il vous est possible de créer des accès rapide depuis votre page d’accueil afin d’y accéder en 1 clic.

EX : Voir tous les contrats d’apprentissage déposés dans l’année, voir toutes les factures à traiter …

4) Une saisie plus facile de vos demandes de prise en charge

• Pour les contrats d’alternance, la saisie suit par exemple l’ordre des cases du CERFA papier afin de simplifier l’enregistrement.
• Pour les dossiers de formation, il n’est par exemple pas nécessaire d’avoir validé toutes les étapes pour pouvoir saisir certaines informations.

5) Un accès rapide au listing de vos tâches à faire*

Vous avez accès dès la page d’accueil au listing des tâches qu’il vous reste à faire pour finaliser vos dossiers/contrats en cours avec AKTO.

6) La possibilité d’exporter l’ensemble de vos dossiers et factures dans un document excel*

Il vous sera possible de faire des exports excel sur de grands volumes et d’avoir pour chaque dossier des détails financiers.

*Ces fonctionnalités seront disponibles dans quelques semaines. 

Depuis la mise en ligne de la nouvelle version de « Mon Espace », vous devez créer un nouveau compte avec l’adresse email que vous utilisez pour Mon Espace et définir un nouveau mot de passe.

Nous mettons à votre disposition un guide de connexion.

Consulter le guide de connexion

L’historique des dossiers, factures et règlements sera accessible dès que l’administrateur aura donné les droits d’accès aux utilisateurs de votre entreprise.

Tous les utilisateurs auront accès à l’historique des dossiers traités et en cours, en fonction des droits d’accès qui auront été données par l’administrateur de votre entreprise.

2 cas possibles :

• Cas 1 : votre entreprise a été contactée par un conseiller AKTO avant l’ouverture de la nouvelle version de « Mon Espace ». (cf question ) Dans ce cas, vous et tous les utilisateurs de votre entreprise dont les droits auront été repris retrouverez automatiquement les données auxquels ils avaient accès sur l’ancien portail.
• Cas 2 : votre entreprise n’a pas été contactée directement par un conseiller mais a reçu ou va recevoir avant le 14 février un courrier papier avec un code. (cf question) Dans ce cas, il faudra désigner un administrateur au sein de votre entreprise qui lors de l’ouverture de la nouvelle version de « Mon Espace » devra saisir ce code afin de pouvoir administrer les droits d’accès des utilisateurs de « Mon Espace ». Une fois ces droits donnés, les utilisateurs retrouveront l’historique des données en lien avec les dossiers traités et en cours.

Les codes d’activation ont été envoyés le 4 février 2025, pour les adhérents existants avant cette date, par courrier postal à l’adresse du siège social de votre entreprise sur la base officielle de l’INSEE.

Vous avez plusieurs options :

• Vous pouvez passer par votre conseiller habituel ou AEF (Assistant Emploi Formation) pour réengager la procédure d’envoi de courrier avec le code d’activation associé au SIREN de votre entreprise
• Vous pouvez déposer une demande pour être recontacté via notre formulaire de contact.

Afin de garantir la protection de vos données, les codes d’activation ne peuvent être communiqués que par courrier postal.

Un code d’activation unique est généré par SIREN et inclus dans un courrier nominatif envoyé par courrier postal à l’adresse du siège social de votre entreprise. En ce sens, autant de courriers seront envoyés pour autant d’entités à rattacher.

Les organismes pourront gérer leurs propres demandes avec un code d’activation unique lié à leurs SIREN. Chaque entreprise est libre de choisir quels rattachements sont à valider. Il est également possible de supprimer un rattachement en tant qu’administrateur d’une entreprise.

Au-delà des 3 mois après réception de votre code d’activation, vous devez réaliser une nouvelle demande auprès de conseiller ou AEF (Assistant Emploi Formation) ou joindre un interlocuteur AKTO via notre formulaire de contact.

Dans cette nouvelle version, l’administration des accès et des habilitations sur Mon Espace relève de votre responsabilité afin de sécuriser au maximum l’accès aux données sensibles de votre entreprise (coordonnées des salariés, données de facturation …).

Le rôle de l’administrateur est le suivant :

• Attribuer aux utilisateurs de son entreprise des accès différenciés au niveau du SIREN ou SIRET pour la saisie et la consultation des différents dispositifs de financement ,
• Gérer les informations financières relatives aux entreprises administrées, telles que la facturation, les coordonnées bancaires (RIB), et autres informations financières pertinentes.
• Veiller à la sécurité des accès en protégeant les identifiants et les données sensibles.

A noter : Dans la nouvelle version de « Mon Espace », à chaque fois qu’un utilisateur de votre entreprise demandera des accès ou des habilitations sur Mon Espace, l’administrateur recevra une notification afin de valider ou non la demande.

Nous vous recommandons de nommer plusieurs administrateurs au sein de votre entreprise, notamment pour les grands groupes au vu du nombre d’utilisateurs interne à gérer.

Si vous êtes une TPME, et que plusieurs collaborateurs de votre entreprise utilisent le portail, nous vous conseillons à minima de nommer 2 administrateurs en cas de congés ou d’absence.

Les deux. Le portail Mon Espace concerne à la fois les entreprises et les Organismes de Formation.

Oui, les clés API ne changent pas. Il n’y a aucune manipulation supplémentaire à effectuer.

A ce jour, le nombre de salariés est limité à 30. Si vous souhaitez en inscrire davantage, il faut donc scinder les dossiers. La fonctionnalité « duplication » vous permet de récupérer un bon nombre d’informations et ainsi, repartir sur une base préremplie par vos soins. 

Votre administrateur, une fois identifié, pourra définir le périmètre d’action de votre cabinet comptable sur le compte que le cabinet utilise une fois son rattachement effectué.

Les RIB déposés sur l’ancien portail sont disponibles sur l’actuel dans l’onglet historique – page « Factures »

Pour toutes les typologies d’entreprises ou prestataires, les dossiers laissés en état de « brouillons » n’ont pas été repris. Les dossiers transmis, en revanche, ont été repris sur la nouvelle version de Mon Espace.

Le portail Mon Espace actuel est depuis le vendredi 14 février 2025 le seul espace accessible aux utilisateurs.

Tout dépend de la nature de la modification à effectuer, vous pouvez consulter votre conseiller pour déterminer la meilleure marche à suivre afin d’effectuer cette modification.

A ce jour, le nombre de salariés est limité à 30. Si vous souhaitez en inscrire davantage, il faut donc scinder les dossiers. La fonctionnalité « duplication » vous permet de récupérer un bon nombre d’informations et ainsi, repartir sur une base préremplie par vos soins.

Oui, le dépôt du CERFA et de la convention signée des 3 parties est obligatoire. Le portail le précisera le cas échéant.

Les salariés enregistrés sur l’ancienne plateforme sont pour le moment indisponibles. Cette fonctionnalité est en cours de réalisation.

AKTO vous accompagne.

Une ligne d’assistance téléphonique

Nos conseillers sont à votre disposition par téléphone : 01.88.13.10.00

Du lundi au jeudi de 9h à 12h30 et de 13h30 à 17h,
le vendredi de 9h à 12h et de 13h30 à 16h30 (horaires de l’hexagone).

Ou via notre formulaire de contact.

Des webinaires de prise en main

Des webinaires sont organisés par les conseillers AKTO en région pour faciliter votre prise en main de Mon Espace et répondre à toutes vos questions.

Consultez l’agenda et inscrivez-vous au webinaire

Des guides pratiques

Pour faciliter vos premiers pas sur Mon Espace, nous mettons à votre disposition des guides pratiques pour :

• saisir pas à pas vos demandes de financement pour chaque dispositif de formation (action de formation, contrat d’apprentissage, etc.)
• réaliser des actions spécifiques (factures, virements, dossiers et brouillon).

Ces guides sont disponibles directement dans Mon Espace, une fois que vous êtes connecté, dans la rubrique Aide & Contact.