La Formation Ouverte et À Distance (FOAD) peut constituer une modalité pédagogique possible pour tout type de formation professionnelle (formation interne ou externe, formation individuelle ou collective), tout domaine de formation (ex : commercial, scientifique, logistique …) ; ou encore toute nature de formation (ex : formation certifiante, diplômante, qualifiante, en alternance …). La FOAD est inscrite dans le Code du Travail depuis la loi du 5 mars 2014. La réforme de la formation professionnelle 2018 a modifié le cadre réglementaire préexistant, allégé les dispositions juridiques et administratives et assoupli les modalités de mise en œuvre de la FOAD. Elle offre aux entreprises plus d’opportunités pour favoriser la formation des salariés.
INFORMATION COVID – 19 : afin d’encourager la continuité pédagogique, AKTO accepte de prendre en considération tout justificatif de la réalisation de l’action qui nous sera adressé par les organismes de formation.
A défaut de certificat de réalisation, tout élément probant peut donc être transmis à AKTO : relevé exhaustif des temps de connexion, attestation d’assiduité, copie des exercices réalisés en lignes et des évaluations, attestations de participation signées par les stagiaires…
Attention : les organismes de formation doivent conserver les éléments qui ont permis l’établissement du justificatif de réalisation communiqué à AKTO. Cette règle reste valable pendant la situation de crise sanitaire causée par l’épidémie de coronavirus.
La Formation ouverte ou à distance (FOAD) réunit deux caractéristiques immuables :
Pour l’entreprise, organiser la FOAD comporte plusieurs intérêts :
Lorsqu’elle est formalisée et réalisée conformément à la réglementation, la FOAD est éligible aux financements attachés aux dispositifs de formation professionnelle continue : alternance, plan de développement des compétences, CPF, reconversion ou promotion par l’alternance, projet de transition professionnelle …
Elle peut être valorisée au titre de l’investissement formation de l’entreprise et comptabilisée au titre des formations réalisées sur l’état des lieux du parcours professionnel des salariés (tous les six ans).
Intégrer la FOAD dans sa politique de développement des compétences exige de répondre à certaines règles juridiques, la FOAD ne se limitant pas à la simple mise à disposition de cours en ligne ou d’applications pédagogiques.
Le cadre réglementaire de la FOAD impose trois conditions cumulatives :
A présent, la contractualisation des FOAD n’impose plus l’obligation de nommer les compétences techniques et pédagogique des référents.
Le remplacement de la précédente notion d’« encadrement » (technique et pédagogique) par celle d’ « assistance » confère davantage de souplesse dans la mobilisation des moyens humains idoines.
En effet, l’assistance est par définition mobilisée à l’initiative de son bénéficiaire – l’apprenant. Ce dernier pouvant s’abstenir d’y recourir s’il ne rencontre pas de difficulté spécifique, l’intervention humaine dans la mise en œuvre d’une FOAD ne devient plus systématique.
Il convient de tempérer cette analyse par le fait que le dispensateur de la formation est tenu de mettre en place une assistance « appropriée » ; le respect de cette exigence nécessitant de vérifier l’adéquation des moyens déployés avec les objectifs de la formation.
Exemple : dans le cadre d’un parcours diplômant, une assistance qui se limiterait à l’accès à une « hotline » apportant des réponses automatisées pourrait être jugée insuffisante.
Les référents désignés pour assurer cette mission d’assistance peuvent être des tuteurs, des formateurs, des experts de contenus, des encadrants, des techniciens …
L’apprenant doit être informé des différentes étapes de la FOAD et du déroulement des apprentissages.
Les phases d’acquisition des connaissances théoriques, les exercices de mise en pratique et les temps d’appropriation des techniques professionnelles doivent être décrits sur un support transmis à l’apprenant. Ce support doit détailler les activités pédagogiques de la FOAD de manière séquencée et préciser la durée moyenne de réalisation des actions.
Les évaluations peuvent permettre de sonder la satisfaction des participants, vérifier l’atteinte des objectifs pédagogiques, mesurer les acquis des apprenants, ou encore s’assurer de la bonne transposition des acquis en situation professionnelle.
Elles peuvent être mises en œuvre par différents moyens (questionnaires, test, Quizz, examens, entretiens individuels…)
Lorsque la FOAD est délivrée par un organisme de formation externe, voici les pièces à fournir :
Lorsque la FOAD est mise en œuvre en interne, la convention n’est plus nécessaire, on retrouve donc :
Les formations d’une durée supérieure à six mois peuvent faire l’objet de facturations trimestrielles.
Même s’il n’est pas prescrit légalement, le protocole individuel de formation (PIF) est recommandé.
Le PIF constitue un bon moyen de preuve de l’existence de l’information préalable des apprenants. Il permet à ces derniers de connaître les modalités pédagogiques, la durée estimée nécessaire à la réalisation des travaux, ou encore les modalités d’évaluations prévues.
Le PIF peut également s’avérer être un outil pertinent d’encadrement des départs en formation pendant ou en dehors du temps de travail.
A titre indicatif, la loi offre aux partenaires sociaux la possibilité de définir par accord collectif un contingent annuel d’heures pendant lesquelles les salariés peuvent suivre une formation non obligatoire en dehors de leur temps de travail supérieur au plafond légal (fixé à 30 heures ou 2% du forfait).
L’obligation de mentionner l’objet de la formation et celle d’informer les apprenants sur les activités pédagogiques à réaliser induisent la nécessité de formaliser un programme pédagogique. Ce dernier peut constituer un document spécifique ou être intégré au sein des documents contractuels tels que la convention ou le protocole individuel de formation.
La matérialisation de la réalité des actions de formation s’effectue dorénavant par le « certificat de réalisation », justificatif uniforme à produire quelle que soit la modalité pédagogique mise en place (présentielle, FOAD, AFEST).
L’attestation de fin de formation à remettre aux stagiaires et l’attestation d’assiduité établie sur la base de diverses productions deviennent des pièces facultatives.
Remarque : l’attestation d’assiduité ne revêt pas un caractère obligatoire et ne constitue pas une pièce indispensable à produire auprès d’AKTO.
Le dispensateur de la formation doit conserver les preuves de la réalisation de l’action pendant une période couvrant l’année de la mise en œuvre de la formation et les 3 années suivantes.
Exemples d’éléments à conserver, le cas échéant : feuilles d’émargement, attestations d’assiduité, attestations de fin de formation signées par les apprenants, correction des travaux réalisés, documents justifiant l’assistance technique et pédagogique de l’apprenant, relevés des temps de connexion, évaluations qui jalonnent et/ou terminent l’action de formation, …
À noter : la conservation des justificatifs de mise en œuvre des évaluations est obligatoire.
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