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Formation ouverte et à distance (FOAD) : des apprentissages en toute souplesse

Les formations ouvertes et à distance (FOAD) font appel à des technologies digitales très diverses, qui peuvent se combiner avec des modalités présentielles. Si ces dernières étaient encore, il y a peu, très largement majoritaires, la FOAD a franchi un cap en 2020 avec les contraintes sanitaires et le besoin de « distanciel » liées à l'épidémie de coronavirus. AKTO vous explique les avantages des formations ouvertes et à distance et la marche à suivre pour les mettre en œuvre.

Mise à jour : 07/12/2020

Qu'est-ce que la FOAD ou Formation ouverte et à distance (définition) ?

La Formation ouverte et à distance (FOAD) est un dispositif de formation qui repose nécessairement sur des modalités à distance, pour tout ou partie de la formation, et pas uniquement sur du « présentiel », autrement dit, sur une relation en face-à-face formateur-apprenant dans un même lieu.

Comme son nom l’indique, la FOAD comporte 2 caractéristiques clés :

  • elle est « ouverte » (ou flexible) : l’apprenant peut entrer et sortir librement du dispositif ;
  • elle est dispensée en tout ou partie « à distance » : l’apprenant peut se former sans se déplacer sur le lieu de formation et sans la présence physique d’un formateur.

La FOAD :

  • est partiellement ou intégralement suivie à distance ;
  • est modulaire ;
  • s’adapte aux apprenants (en termes de contenus et de services associés : tutorat, forum, exercices en ligne,…) ;
  • se libère des contraintes de lieu et de temps ;
  • embarque les technologies numériques, aux côtés de moyens plus traditionnels (cours par correspondance ou télédiffusés, formation par téléphone,…) – les outils digitaux peuvent d’ailleurs être utilisés pour enrichir et animer les formations présentielles (applications de « feedback », capsules vidéo,…).

À noter : Il ne faut pas confondre FOAD et autoformation ! L’autoformation est un processus d’apprentissage autonome par des dispositifs éducatifs ouverts, des ressources diverses, en ligne ou non, d’échanges en réseaux, etc. L’apprenant est maître de son parcours pour acquérir des savoirs, savoir-faire ou savoir-être. 

Modalités de mise en œuvre

Un décret du 28 décembre 2018 précise les modalités de mise en œuvre d’une formation à distance. Celle-ci comprend :

  • une assistance technique et pédagogique appropriée pour accompagner le bénéficiaire dans le déroulement de son parcours ;
  • une information du bénéficiaire sur les activités pédagogiques à effectuer à distance et leur durée moyenne de réalisation ;
  • des évaluations qui jalonnent ou concluent l’action de formation (article D6313-3-1 du Code du travail). 

Une multiplicité de formats et d’acteurs pour la FOAD

Classe virtuelle, serious game, Mooc… : quels formats et technologies pour la FOAD ?

Classe virtuelle, mobile learning, Mooc, Spoc et Cooc ou encore réalité virtuelle ont rejoint l’arsenal des modalités d’apprentissage de la FOAD. Tant et si bien que l’appellation FOAD ou le terme générique « e-learning » tendent à s’éclipser au profit d’expressions plus « tendance » telles que « blended learning », formation multimodale ou « digital learning ». Mais de quoi parle-t-on au juste ? Les définitions ci-après (dans l’ordre alphabétique) vous permettront d’y voir plus clair :

Classe virtuelle : solution de formation synchrone (en temps réel) permettant la diffusion vidéo d’un cours avec un formateur (les apprenants suivent le cours à distance derrière leur écran). Cet environnement intègre des outils reproduisant les interactions d’une salle de classe.

Cooc (Corporate Online Open Course) : cours en ligne dispensé par une entreprise auprès de ses salariés, de candidats en cours de recrutement ou encore à ses clients et fournisseurs.

Digital Learning : toute pratique pédagogique ayant recours aux technologies digitales pour renforcer les expériences d’apprentissage.

E-learning : type de formation en ligne et à distance qui utilise internet et les nouvelles technologies digitales. L’e-learning est une composante du Digital Learning.

Formation hybride ou mixte / blended learning / formation multimodale : type de formation qui associe plusieurs modalités d’apprentissage en s’appuyant sur des outils et des ressources numériques. Cette formation peut combiner séquences d’apprentissage présentielles et à distance, synchrones et asynchrones.

Micro-learning (ou Fast learning) : méthode d’apprentissage privilégiant des modules très courts (moins de 5 minutes), centrés sur une notion précise et disponibles à tout moment.

Mobile Learning : dispositif de formation à distance conçu principalement pour être utilisé sur les smartphones (avec un affichage, des ressources et des activités adaptés à ce format).

Mooc (Massive Open Online Course) : formation gratuite en ligne et ouverte à tous, accueillant dans la plupart des cas un très grand nombre de participants. 

 

 

Mooc (Massive Open Online Course) : formation gratuite en ligne et ouverte à tous, accueillant dans la plupart des cas un très grand nombre de participants.

Réalité augmentée : interface virtuelle qui vient enrichir la réalité en y superposant des informations complémentaires. Cette technologie fonctionne par l’intermédiaire d’un terminal qui filme le monde réel et y incruste en direct des animations, textes et données que l’utilisateur visionne à partir d’un smartphone, d’une tablette, de lunettes spéciales… Ce qui permet, par exemple, à des techniciens d’apprendre de nouvelles procédures en conditions réelles.

Réalité virtuelle (ou immersive learning) : technologie permettant de reproduire un environnement (de travail) et d’y placer l’apprenant en immersion via un casque de réalité virtuelle. Il devra, par exemple, se déplacer virtuellement sur un chantier en suivant toutes les procédures de sécurité).

Serious game (et gamification) : application informatique, allant du quiz à la simulation 3D, dont l’objectif est de combiner des aspects sérieux, en l’occurrence une intention pédagogique, avec des ressorts ludiques. La « gamification » de la formation favorise la motivation des apprenants, tout en participant à l’ancrage mémoriel des connaissances.

Social Learning : ensemble de modalités pédagogiques basées sur les apprentissages collaboratifs et entre pairs (avec des outils de type réseau social, blog, wiki…).

Sooc (Small Online Open Courses) : formation en ligne très spécialisée dont les contenus ne concernent de fait qu’un nombre limité d’apprenants. Dérivée du Mooc, le Sooc se démarque par une dimension sociale, visant à créer une dynamique de groupe (pour l’échange de bonnes pratiques entre experts, par exemple).

Spoc (Small Private Online Course) : dispositif pédagogique privé inspiré des Mooc et destiné à un public ciblé (salariés d’une entreprise, professionnels d’un secteur…).

Tutoriel : vidéo explicative.

Webinaire (ou webinar) : conférence en ligne (contraction de web et de séminaire) où les participants peuvent généralement interagir par le biais du chat. 

Bien connaitre les acteurs de la FOAD

  • de la prescription au déploiement, les acteurs de la FOAD sont multiples : concepteurs/ingénieurs pédagogiques multimédias, éditeurs de logiciels, consultants en stratégie de transformation digitale, organismes de formation, financeurs, Opco;
  • afin d’identifier puis de choisir des prestataires pour mettre en place une formation en tout ou partie en FOAD, il est nécessaire de comprendre leur rôle. En fonction du service recherché – offre catalogue ou solution sur mesure – il est courant de contractualiser avec un maître d’œuvre qui pilotera des partenaires aux expertises spécifiques;
  • l’analyse du projet FOAD doit permettre à l’entreprise de se tourner, dès le départ, vers les bons acteurs. Par exemple, un besoin de formation ponctuel pour préparer une habilitation largement répandue ne nécessite pas nécessairement de recourir à des experts de la production multimédia sur mesure. On cherchera plutôt, dans un premier temps, si des éditeurs, généralistes ou spécialisés, proposent une solution adaptée dans leur catalogue. On appelle cela « l’offre sur étagère »…

À noter : Pour aller plus loin, vous pouvez consulter le livre blanc « Une vision à 360° sur la réalité du Digital Learning » du FFFOD (Forum des acteurs de la formation digitale), publié en septembre 2019.

Pour qui et pour quels types de formation la FOAD est-elle adaptée ?

La FOAD constitue une modalité pédagogique possible pour tout type de formation professionnelle (interne ou externe, individuelle ou collective), tout domaine (langues, vente, management, bureautique…) et toute nature de formation – qualifiante, certifiante, en alternance ou non.

Une FOAD s’inscrit bien entendu dans des objectifs stratégiques de formation répondant eux-mêmes à des besoins ou des orientations du projet d’entreprise. Il peut s’agir de déployer rapidement à grande échelle une formation standardisée, d’optimiser la formation en limitant les coûts et les temps d’absence, de délivrer une formation adaptée et calibrée au bon moment ou encore d’améliorer l’engagement des apprenants.

À noter : Il n’existe pas une offre de FOAD unique pour un sujet ou pour un public donné mais bien une combinaison de solutions, y compris pour les TPE et PME qui ne disposent ni de logiciel ni de matériel dédié. 

Quels sont les atouts de la FOAD ?

1. La souplesse d’organisation et la flexibilité

Ce sont les principaux atouts de la FOAD, qui offre des modalités de formation très variées et permet de s’affranchir des contraintes spatio-temporelles des formations en présentiel. Le salarié peut choisir ses temps de formation en fonction de ses contraintes, travailler à son rythme et accéder facilement à l’information quand et où il le souhaite : à son poste de travail, dans un centre de ressources interne ou externe, depuis n’importe quel lieu grâce à ses propres terminaux mobiles (ordinateur portable, tablette, smartphone). 

2. L’individualisation de la formation

La FOAD permet de mettre en place des parcours pédagogiques individualisés (en termes de contenus et de durée) et ajustables en cours de formation en fonction des prérequis, des stratégies d’apprentissage, des contextes professionnels, des attentes des entreprises et des apprenants, et des évaluations qui jalonnent le parcours. Les technologies digitales permettent notamment de cerner en temps réel le profil de l’apprenant pour l’orienter vers le bon parcours d’apprentissage, ou lui proposer un parcours type allégé ou renforcé en fonction de ses besoins avec, par exemple, des séquences (ou briques) de mise à niveau pour combler certaines lacunes. 

3. La facilité de déploiement

La possibilité de former à grande échelle et le plus souvent à moindre coût (pas de frais de déplacement ni d’hébergement, optimisation du temps de production) et de délivrer du contenu sur mesure au bon moment, pour répondre aux besoins des métiers de l’entreprise. 

4. L’accessibilité à différents types de publics

La FOAD s’adresse notamment aux salariés ayant des difficultés de mobilité, éloignés géographiquement des centres de formation ou disséminés sur tout le territoire, travailleurs handicapés,… 

5. La transformation digitale

La FOAD contribue, de fait, au développement des compétences digitales des salariés et accompagne la transformation digitale de l’entreprise. 

6. La modernisation des pratiques

Elle permet aussi de répondre aux nouvelles attentes des apprenants avec des pratiques pédagogiques plus attractives et plus ludiques grâce aux technologies digitales: logiciels de simulation, d’analyse d’entretien, réalité virtuelle, « gamification » (intégration de mécanismes de jeu dans les processus d’apprentissage), etc. La FOAD contribue aussi à l’attractivité de l’entreprise et au développement de son image employeur. 

Comment organiser une FOAD ?

Préparer le terrain en amont

Une FOAD ne s’improvise pas. Quelques précautions s’avèrent nécessaires avant une première mise en œuvre pour gagner en efficacité. Il faut :

  • identifier les publics cibles (s’agit-il de former tous les salariés, uniquement les fonctions support, les commerciaux ?) ;
  • identifier les freins possibles (difficulté des salariés à travailler en autonomie, manque d’agilité numérique, matériel peu adapté, impossibilité de s’isoler pour être dans de bonnes conditions d’apprentissage, gestion du temps,…) ;
  • lever ces freins en prévoyant les moyens adéquats : espace dédié au sein de l’entreprise ou chez un prestataire, matériel informatique, aménagement de créneaux horaire dédiés ;
  • convaincre toutes les parties prenantes de l’intérêt de recourir à la FOAD : DRH, responsables formation, DSI, managers – notamment les managers de proximité, qui seront chargés de promouvoir le dispositif auprès des salariés ;
  • choisir entre formation interne et formation externe : ce qui est vrai pour la formation en présentiel l’est aussi pour la FOAD (voir notre dossier « organiser la formation ») ;
  • définir, le cas échéant, la répartition entre présentiel et distanciel dans les parcours de formation ;
  • choisir une solution d’apprentissage en ligne (Learning Management System ou LMS) ;
  • en cas de recours à un prestataire externe, conclure une convention de formation (voir le chapitre « comment formaliser une FOAD ») ;
  • communiquer sur le projet – sans oublier d’informer les instances représentatives du personnel le cas échéant (voir nos dossiers sur le dialogue social et la Base de données économiques et sociales (BDES) – et veiller à l’adhésion des utilisateurs en levant les réticences liées, par exemple, à l’usage des nouvelles technologies. Inutile d’être un expert de l’informatique pour suivre une FOAD : les stagiaires sont formés à l’utilisation des outils et accompagnés tout au long de leur parcours. 

Bon à savoir

La FOAD – et l’introduction d’outils et de ressources numériques – n’échappe pas aux fondamentaux en matière d’ingénierie pédagogique. Il est nécessaire de :

  • proposer des activités variées et des séquences courtes favorisant l’engagement de l’apprenant ;
  • permettre aux apprenants d’identifier clairement les objectifs d’apprentissage ;
  • prévoir un accompagnement adapté afin de soutenir la motivation ;
  • individualiser les « feedbacks » et les résultats des évaluations permettant ainsi de faire un bilan de la progression et des acquis de compétences. 

Être attentif aux modalités d’accompagnement des stagiaires

L’intervention humaine dans la mise en œuvre d’une FOAD n’est théoriquement plus systématique, l’apprenant pouvant s’abstenir d’y recourir s’il ne rencontre pas de difficulté spécifique. Toutefois, le dispensateur de la formation est tenu de mettre en place une assistance appropriée pour accompagner le bénéficiaire dans le déroulement de son parcours, et se doit donc de vérifier l’adéquation des moyens déployés avec les objectifs de la formation. L’accompagnement des apprenants est de fait essentiel à la qualité du dispositif et à sa réussite.

L’entreprise est libre de retenir les modalités qui lui semblent les plus opportunes en fonction des besoins des différents publics cibles, que l’accompagnement soit réalisé par le prestataire, par l’entreprise elle-même ou encore par les deux.

Il est de plus en plus fréquent que l’ensemble du dispositif d’accompagnement soit décrit dans une charte où figurent les différents acteurs impliqués, les moyens et les conditions de fonctionnement, les engagements, notamment les délais de réponse aux sollicitations. 

Bon à savoir

Le prestataire peut faire référence à différents termes : tuteur, coach, mentor, accompagnateur, facilitateur,… Il est important de lui faire préciser le rôle et les tâches des intervenants qu’il mobilise dans son dispositif d’accompagnement. 

Les différents types d’accompagnement

A minima, la FOAD requiert un accompagnement technique et pédagogique approprié :

  • l’assistance technique vise à faciliter la prise en main des équipements et des applications (les fonctionnalités de la plate-forme). Elle doit aussi permettre de résoudre les éventuels problèmes de connexion ou d’accès des apprenants aux applications (compatibilité des matériels, réinitialisation des mots de passe, etc.) ;
  • l’assistance pédagogique doit permettre à l’apprenant de s’approprier son parcours de formation, à son rythme et selon son profil. Elle peut aider à la compréhension du sujet traité, apporter des compléments d’information, etc.

Il peut être également utile de prévoir :

  • un accompagnement organisationnel et méthodologique pour aider les apprenants les moins autonomes (comment planifier ses temps d’apprentissage, comment prendre des notes ou conserver les supports de la formation,…) ;
  • un accompagnement adapté pour maintenir la motivation des apprenants, éviter les abandons ou encore développer la cohésion du groupe. 

Différents outils d’accompagnement

Les FOAD intègrent de multiples possibilités d’interaction avec le formateur, le tuteur ou l’encadrant, en mode synchrone (c’est-à-dire en temps réel), ou asynchrone (en différé) via différentes applications. Selon le FFFOD, les outils les plus utilisés pour animer les dispositifs digitaux sont, dans l’ordre :

  • l’e-mail ;
  • le téléphone (ou les logiciels permettant de passer des appels téléphoniques en vidéo) ;
  • les tutoriels et les FAQ ;
  • les forums ;
  • le chat (par messagerie instantanée). 

Vérifier les modalités de positionnement et d’évaluation du stagiaire pour un parcours individualisé

Le positionnement

Lorsque l’entreprise fait appel à un prestataire, elle a tout intérêt à lui demander des précisions sur les modalités de positionnement des apprenants et sur la manière dont les parcours sont individualisés.

Le positionnement, mais surtout l’exploitation des résultats, sont facilités par les outils numériques qui offrent, en outre, une grande variété d’exercices auxquels soumettre le futur apprenant (combinés, au besoin, avec des entretiens en présentiel ou des tests d’aptitude). Certains « Learning management systems » (LMS) permettent de déterminer automatiquement des parcours individualisés à partir des résultats du positionnement sur la plate-forme.

L’individualisation du parcours d’apprentissage effectuée en amont peut être renforcée par des ajustements réalisés tout au long de celui-ci. Dans sa forme la plus aboutie et la plus automatique, c’est que l’on appelle l’« adaptive learning ».

L’évaluation

Tout comme le positionnement, l’évaluation des acquis dans une formation en tout ou partie à distance peut être facilitée et enrichie par le numérique, voire automatisée. D’autres formes d’évaluation, en face à face ou sur le terrain, peuvent compléter ou remplacer l’évaluation digitale en fonction des objectifs et de la nature des apprentissages.

Les évaluations sont déterminées dès le processus de conception, au niveau de l’ingénierie de formation. Il est recommandé de réaliser des évaluations régulièrement afin de faciliter l’engagement des apprenants à distance et de repérer les difficultés qu’ils pourraient rencontrer.

À noter : Les consignes de l’évaluation et les critères de validation doivent être compréhensibles et présentées aux apprenants.

Télétravail : le guide complet pour sa mise en place dans votre entreprise 1

La plate-forme d’apprentissage (LMS)

Pour administrer les formations digitales, il faut un logiciel dédié : le LMS (ou Learning management system). Il s’agit d’une plate-forme d’enseignement à distance qui intègre l’activité de toute personne impliquée dans un processus d’apprentissage en ligne (apprenants, formateurs, administrateurs). Elle permet donc de diffuser les contenus pédagogiques, enregistre le suivi des formations, facilite l’accompagnement/le tutorat et les interactions entre les stagiaires (selon les fonctionnalités de l’outil).

Aujourd’hui, la grande majorité des solutions LMS est proposée dans le « Cloud » (voir notre lexique en fin de dossier). L’entreprise n’a plus besoin d’installer du matériel ou des logiciels spécifiques, mais paie un abonnement incluant différents services. Chaque utilisateur accède à la solution en se connectant sur le portail web du prestataire choisi. Toutes les données sont stockées sur les serveurs informatiques du fournisseur, qui se charge d’entretenir et de mettre à jour la plate-forme.

En fonction de ses besoins/ses moyens, l’entreprise peut opter pour une solution « On Premise», c’est-à-dire hébergée sur ses propres serveurs, ce qui nécessite de fait des ressources internes plus importantes (infrastructure et main-d’œuvre informatique). 

Bon à savoir

La traçabilité du parcours de l’apprenant via le LMS permet de collecter de nombreuses données à caractère pédagogique. Il est nécessaire que l’entreprise s’assure auprès du prestataire des possibilités d’analyse de ces données et des différentes formes de restitution. 

Travail Temporaire

Bon à savoir

AKTO met à la disposition des entreprises de travail temporaire un guide spécifique pour les aider dans la mise en œuvre d’une FOAD pour leur salariés permanents et intérimaires.

Quelle gestion du temps et quelle rémunération pendant la FOAD ?

La durée de formation à distance n’est pas limitée (il n’y a pas de durée maximale ou minimale). Toutefois, une durée « adaptée » au regard des activités prévues à distance (séquences à suivre, travaux à réaliser…) doit nécessairement être prévue en amont par l’organisme de formation et portée à la connaissance du stagiaire et, le cas échéant, de l’entreprise. Celle-ci doit donc s’assurer qu’une durée moyenne estimée a bien été fixée au préalable pour chaque module en distanciel. 

Bon à savoir

En matière de FOAD, il convient de prendre en compte la durée moyenne estimée, car les seuls relevés de temps de connexion ne sont pas pertinents. En effet, ceux-ci ne reflètent pas nécessairement le temps de formation réel (qui peut être interrompu et repris, alors que la connexion est toujours active). 

Doit-on réserver des plages horaires fixes pour la FOAD ?

La FOAD permet aux apprenants de se former tout le temps et en toute autonomie, selon leurs préférences et leurs contraintes. Du point de vue de l’efficacité pédagogique, mieux vaut cependant leur préconiser de définir un planning de formation afin de réguler les temps d’apprentissage et de respecter les jalons définis par le formateur. 

La FOAD hors temps de travail

Selon les dispositifs mobilisés (Plan de développement des compétences), contrat en alternance, CPF, etc.), la formation à distance peut ou non être suivie en dehors du temps de travail.

Lorsque qu’elle est réalisée hors temps de travail, elle ne donne lieu à aucune forme de rémunération ni d’indemnité au profit du salarié.

À noter : À défaut de disposition conventionnelle (accord de branche), la durée de la formation réalisée en dehors du temps de travail dans le cadre du Plan de développement des compétences ou de la Pro-A (promotion ou reconversion par l’alternance) est limitée à 30 heures par an (ou 2 % du forfait), quelle que soit la modalité pédagogique utilisée, et notamment la FOAD.

Dans ce cadre, seules les formations dites « non obligatoires » (voir notre dossier sur le Plan de développement des compétences) peuvent se dérouler en dehors du temps de travail. 

Comment formaliser une FOAD et justifier de sa réalisation ?

En matière de FOAD, la formalisation répond à des règles spécifiques. L’enjeu pour l’entreprise : bénéficier d’un financement d’AKTO.

La convention de formation

Une convention de formation doit être conclue entre l’acheteur et l’organisme de formation, comportant les éléments suivants :

  • l’intitulé, l’objectif et le contenu de l’action, les moyens prévus, la durée et la période de réalisation, ainsi que les modalités de déroulement, de suivi et de sanction de l’action ;
  • le prix de l’action et les modalités de règlement ;

Le programme de formation n’est plus exigé, même s’il reste utile.

Par rapport à une action de formation présentielle, la FOAD doit préciser en plus :

  • l’assistance technique et pédagogique appropriée pour accompagner l’apprenant dans le déroulement de son parcours ;
  • l’information de l’apprenant sur les activités pédagogiques à effectuer à distance et leur durée moyenne ;
  • les évaluations qui jalonnent ou terminent l’action.

Ces éléments figurent au sein de la convention de formation et/ou du Protocole individuel de formation (PIF) lorsqu’il existe.

La convention de formation peut concerner un seul ou plusieurs stagiaires. 

Le protocole individuel de formation (PIF)

S’il n’est pas obligatoire, le PIF est toutefois recommandé. Il facilite en effet la lisibilité de l’action de formation et permet à l’apprenant (ainsi qu’à l’entreprise) d’en connaître précisément les modalités de réalisation : calendrier, organisation, séquençage, modalités pédagogiques, durées moyennes estimées pour la réalisation des activités pédagogiques, accompagnement et assistance pédagogique et technique, modes d’évaluation…

Le PIF constitue un bon moyen de preuve de l’existence de l’information préalable des apprenants. Il peut également s’avérer un outil pertinent d’encadrement des départs en formation pendant ou en dehors du temps de travail. 

La justification de l’action FOAD

AKTO s’assure de l’exécution des formations dans le cadre d’un « contrôle de service fait » (article R6332-26 du Code du travail et arrêté du 21 décembre 2018), effectué à partir des pièces transmises lors de la demande de prise en charge, de son accord de financement et des éléments suivants :

  • les factures délivrées par le prestataire de formation ;
  • les relevés de dépenses supportées par l’employeur ;
  • un certificat de réalisation établi par le dispensateur de l’action.

A noter : Qu’il s’agisse de l’entreprise (en cas de formation interne) ou de l’organisme de formation (en cas de formation externe), le dispensateur de l’action de formation doit conserver tout élément probant lui ayant permis de l’établir : relevé exhaustif des temps de connexion, attestation d’assiduité, copie des exercices réalisés en ligne et des évaluations, attestations de participation signées par les stagiaires…

En cas d’anomalie constatée, des documents complémentaires seront nécessaires pour s’assurer de la réalité de l’action de formation et de sa conformité aux dispositions légales, réglementaires et conventionnelles le cas échéant.

Par principe, la justification des actions de formation s’effectue par tout élément probant en fonction des modalités de mise en œuvre (en présentiel, en tout ou partie à distance, en distanciel intégral…). Peuvent être fournis comme justificatifs en cas de contrôle :

  • tous les éléments d’information et les données attestant de la participation du stagiaire y compris ceux issus des outils numériques (tablette, smartphone, badgeage électronique) ;
  • les évaluations, comptes rendus, bilans, ou livrets de suivi pédagogique. 

Bon à savoir

  • Les organismes de formation peuvent tout à fait continuer à établir des programmes de formation, notamment pour des raisons pratiques. En effet, les apprenants et les financeurs doivent être informés des modalités d’organisation du parcours (durée, modalités pédagogiques déployées, prérequis éventuels, modalités d’évaluation,…).
    Ce document constitue aussi un « marqueur » de la qualité de la prestation.
  • S’agissant du suivi de temps de connexion, aucune règle n’est prévue. Il est seulement question de la « durée moyenne » estimée pour réaliser les activités pédagogiques. Il faut pouvoir démontrer que le stagiaire avait les moyens d’accès et a pu réaliser les activités prévues indépendamment du temps passé (code d’accès, espace de travail, etc.). Les relevés de temps de connexion des stagiaires peuvent faire partie des éléments de preuve de la réalité du suivi de la formation. 

Quel financement pour la FOAD ?

La FOAD est éligible aux financements attachés aux différents dispositifs de la formation professionnelle (dans le respect des obligations liées à la FOAD et à ces dispositifs) :

La FOAD peut être valorisée au titre de l’investissement formation de l’entreprise et comptabilisée dans le bilan à 6 ans de l’entretien professionnel s’il s’agit d’une formation « non obligatoire».

AKTO peut prendre en charge une prestation de formation réalisée dans le cadre de la FOAD, organisée à partir de modalités diverses (e-learning ,cours par correspondance, classes virtuelles, serious game…), dès lors que ces dernières respectent le cadre juridique.

À noter : le recours à une modalité isolée sans objectif professionnel ou évaluation ne constitue pas un parcours. Le simple fait de laisser à disposition un outil sans accompagnement n’est pas de la FOAD, qui doit nécessairement donner lieu à des évaluations qui jalonnent ou concluent l’action de formation. 

Quelles sont les pièces constitutives d’une demande de prise en charge d’une FOAD ?

Lorsque la FOAD est délivrée par un organisme de formation externe, les pièces à fournir sont :

  • la convention de formation signée et cachetée par l’organisme de formation et l’entreprise ;
  • le certificat de réalisation établi par l’organisme de formation.

Le Protocole individuel de formation (PIF), signé par l’apprenant, l’entreprise et l’organisme de formation peut être également fourni. Il n’est pas obligatoire mais fortement recommandé.

Lorsque la FOAD est mise en œuvre en interne, la convention de formation n’est plus nécessaire. On retrouve donc :

  • le certificat de réalisation établi par l’entreprise ;
  • et, de manière facultative, le PIF signé par l’entreprise et l’apprenant.

À noter : Les formations d’une durée supérieure à 3 mois peuvent faire l’objet de facturations échelonnées.

Travail Temporaire

Le coût pédagogique est financé sur les heures estimées indiquées par l’organisme de formation.

Si les heures réalisées représentent moins de 70 % des heures estimées, il faudra demander à l’organisme de formation de valider par écrit l’atteinte des objectifs par le stagiaire pour un financement de la formation à 100 %. 

Règles de prise en charge AKTO

Accédez aux conditions de prise en charge

Pour aller plus loin

Quel est le cadre législatif et réglementaire de la FOAD ?

La formation professionnelle s’est ouverte très progressivement à l’usage des technologies digitales.

C’est une circulaire de la Délégation générale à l’emploi et à la formation professionnelle (DGEFP) en date du 20 juillet 2001 qui a donné la première définition de la FOAD sur le plan réglementaire : « Une ‘formation ouverte et/ou à distance’ est un dispositif souple de formation organisé en fonction de besoins individuels ou collectifs (individus, entreprises, territoires). Elle comporte des apprentissages individualisés et l’accès à des ressources et compétences locales ou à distance. Elle n’est pas exécutée nécessairement sous le contrôle permanent d’un formateur. »

Les outils digitaux ont peu à peu permis à la formation professionnelle de s’adapter aux nouveaux besoins des entreprises et de leurs des salariés, ainsi qu’aux exigences de la vie professionnelle. La loi du 5 mars 2014 relative à la formation professionnelle, à l’emploi et à la démocratie sociale, et un décret du 20 août 2014 ont accompagné ce mouvement en légitimant la FOAD en tant que « véritable » formation et en sécurisant sa pratique et sa prise en charge financière par les Opco. Dès lors, les moyens d’organisation, d’accompagnement ou d’assistance pédagogique et technique mis à disposition du stagiaire dans le cadre du programme pédagogique doivent être détaillés.

La loi Travail du 8 août 2016 a, d’une part, rendu possible la délivrance de formations en apprentissage dans le cadre de la FOAD (article L6211-2 du Code du travail) et, d’autre part, défini les conditions de réalisation des actions de formation pour faciliter la mise en place de parcours individualisés.

Enfin, la loi Avenir professionnel du 5 septembre 2018 a élargi la définition de « l’action de formation ». Celle-ci se définit désormais (selon l’article L6313-2 du Code du travail) comme un parcours pédagogique permettant d’atteindre un objectif professionnel ; elle peut être réalisée en tout ou partie à distance, ainsi qu’en situation de travail.

voir notre dossier sur l’Afest

Cette définition permet la prise en charge des actions mettant en œuvre des pratiques pédagogiques innovantes et encourage la reconnaissance des formations multimodales. Une action de formation peut ainsi être composée de différents modes d’apprentissage – formation en présentiel, à distance, en situation de travail, temps de partage de pratiques, séminaire… – sous réserve qu’elle définisse clairement un objectif professionnel à atteindre.

Du fait de l’épidémie de Covid-19, la FOAD a connu un développement rapide et intense. «Après un confinement pendant lequel les équipes ont dû s’organiser du jour au lendemain pour assurer la continuité pédagogique, l’intérêt d’une approche multimodale de la formation semble désormais acquis », estime ainsi le FFFOD (Forum des acteurs de la formation digitale), qui a fait le point dans un livre blanc paru en novembre 2020 : « La crise, grand accélérateur du Digital Learning ».

Voir notre dossier sur l'action de formation en situation de travail (AFEST)

L’action de formation est définie comme un parcours pédagogique permettant l’atteinte d’un objectif professionnel (développement des compétences et/ou de la qualification). Elle peut se dérouler en présentiel, en tout ou partie à distance ou en situation de travail.

En savoir plus sur l’Afest

Le lexique relatif à l’écosystème de la FOAD

(voir aussi le chapitre sur les différents formats de la FOAD pour accéder au reste du glossaire).

App (ou application mobile) : application développée spécifiquement pour smartphone ou tablette. Elle permet d’accéder au LMS grâce à une interface et des fonctionnalités adaptées ou d’exécuter directement une activité en ligne telle une vidéo ou une capsule de micro-learning.

Accompagnement/assistance : toute action individuelle ou collective réalisée par une ou des « personnes ressources », qui consiste à favoriser les apprentissages à distance en utilisant des modalités de communication et d’échanges (synchrones et asynchrones).

Adaptive Learning : dispositif visant à adapter et personnaliser en temps réel le parcours de l’apprenant à partir de l’analyse de ses activités.

Asynchrone : modalité d’échange (mail, forum, etc.) ou de formation (e-learning) en différé.

Activités : ensemble de tâches que doit effectuer l’apprenant sur un LMS pour suivre des séquences de formation à distance.

Centre de ressources (CDR) : regroupement de ressources de formation dans un espace réel de l’entreprise ou dans un établissement d’enseignement pour fournir des technologies et des facilités d’accès à la formation, souvent accompagné d’un tutorat.

Chat : système de messagerie instantanée permettant d’échanger des messages textuels ou des fichiers (images, vidéo, son…) en temps réel entre plusieurs utilisateurs connectés à un même réseau.

Chatbot : robot (ou agent) conversationnel capable de dialoguer avec un utilisateur. En formation, un chatbot peut permettre de répondre automatiquement aux questions des apprenants les plus fréquentes. 

Cloud (voir également SaaS) : infrastructure informatique dans laquelle la puissance de calcul et le stockage des données sont gérés par des serveurs distants auxquels les usagers se connectent via une liaison Internet sécurisée.

LMS (Learning Management System) : logiciel permettant la gestion de l’activité des personnes concernées par la FOAD (apprenants, formateurs, administrateurs) et la diffusion des contenus pédagogiques.

LCMS (Learning Content Management System) : système de création et de gestion de contenus pédagogiques. Une plate-forme LCMS est destinée aux experts de la production de formations et intervient en amont de la diffusion des contenus.

Outil auteur : logiciel permettant de créer des modules e-learning.

Parcours : ensemble de modules, eux-mêmes constitués de séquences qui comprennent des activités.

Responsive design : faculté d’un site web à adapter son affichage en fonction de la largeur de l’écran du terminal de lecture (ordinateur, tablette ou smartphone).

SaaS (Software as a Service, voir Cloud) : modèle commercial où le logiciel est externalisé dans le Cloud et pour lequel le client paie un abonnement incluant un certain nombre de services (hébergement, assistance, etc.).

Sur étagère : l’expression qualifie des contenus de formation déjà réalisés. Il s’agit en général de cours sur des sujets transversaux tels que le management, la bureautique ou encore les langues.

Synchrone : modalité d’échange ou de formation en temps réel (chat, visioconférence…).

Traçabilité (ou tracking) : ensemble de moyens permettant de recueillir des informations et/ou des indicateurs sur la réalisation du parcours d’un apprenant, à des fins pédagogiques et/ou administratives. 

Quels outils à votre disposition ?

Certificat de réalisation

Modèle et formulaire

Projet de formation • Alternance • Juridique et réglementaire

Le certificat de réalisation est un document officiel établi par l’organisme ayant dispensé une action de développement des compétences (formation, bilan de compétences, VAE, apprentissage) afin de justifier de sa réalisation.

Il doit être produit quelle que soit la modalité pédagogique mise en œuvre : formation en présentiel, formation à distance, action de formation en situation de travail…

A noter :
– en cas de formation de longue durée, il est possible d’établir périodiquement des certificats de réalisation partiels
– dans le cadre d’un projet de transition professionnelle, le certificat de réalisation doit être transmis mensuellement
– les prestataires devront conserver tous les justificatifs de réalisation des actions et activités

Protocole Individuel Formation FOAD

Modèle et formulaire

Projet de formation • Juridique et réglementaire • Digitalisation

Le protocole Individuel de Formation est un document ayant vocation à cadrer l’organisation d’une Formation Ouverte à Distance (FOAD). Ce document même s’il n’est pas obligatoire est fortement recommandé. Il doit être signé par l’entreprise, le stagiaire et l’organisme de formation puis transmis à AKTO.

Travail Temporaire

FOAD : Testez la capacité de vos salariés à suivre une formation à distance

Outil numérique

Digitalisation

L’outil d’auto-positionnement vous permet de vérifier la capacité d’une personne à suivre une Formation Ouverte à Distance (FOAD) de manière plus ou moins autonome en investiguant ses compétences linguistiques, numériques et situationnelles.
En fonction des résultats au test, la personne aura un profil spécifique auquel des recommandations sont associées.

Travail Temporaire

Mettre en place une formation ouverte à distance (FOAD)

Guide

Digitalisation

Ce guide réalisé par AKTO pour la branche du Travail Temporaire vous donne des clés et des conseils pratiques pour comprendre la FOAD : son vocabulaire, ses outils, son cadre juridique, et mettre en œuvre/acheter une action de formation en tout ou partie à distance.

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