Qu’est-ce que la BDES ?

La BDES regroupe un ensemble de données économiques, sociales et financières que l’employeur doit mettre à la disposition des représentants du personnel et syndicaux dans les entreprises d’au moins 50 salariés.

La définition du Code du travail

La BDES se définit comme : « l’ensemble des informations de la base de données (qui) contribue à donner une vision claire et globale de la formation et de la répartition de la valeur créée par l’activité de l’entreprise », indique l’article R2312-7 du Code du travail.

Les données renseignées doivent permettent à l’entreprise et aux membres du CSE de préparer les 3 consultations récurrentes de l’instance :

  1. les orientations stratégiques de l’entreprise ;
  2. la situation économique et financière de l’entreprise ;
  3. la politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l’emploi.

Les enjeux relatifs à la formation professionnelle sont traités au cours de la 1re et de la 3e consultation.

Qui est concerné par la BDES ?

La BDES est obligatoire dans les entreprises d’au moins 50 salariés. Dans le cas d’une entreprise à établissements multiples, les effectifs sont calculés au niveau global de l’entreprise, et non par établissement. La BDES comprend alors toutes les données collectées au niveau de l’entreprise, et non à l’échelle de chacun de ses sites. 

Les groupes d’entreprises ne sont pas tenus de créer une base de données unique spécifique au groupe. Mais s’ils en créent une, cette base s’ajoute alors aux bases de données propres à chacune des entreprises constituant le groupe. 

Bon à savoir

En cas de BDES manquante, incomplète ou non mise à jour, l’employeur peut être poursuivi pour délit d’entrave, un délit passible d’une amende de 7 500 € pour une personne physique et de 37 500 € pour une personne morale. 

Quel est l’objectif de la BDES ?

La BDES est l’un des leviers du dialogue social sur la formation professionnelle.

Pour l’entreprise

La BDES vous permet :

  • de regrouper en un lieu unique et de classer les données économiques, sociales et financières, afin de faciliter les analyses statistiques et comparatives ;
  • de partager les enjeux stratégiques relatifs à la formation professionnelle avec les représentants du personnel et syndicaux (consultez également notre dossier sur la Gestion prévisionnelle des emplois et des compétences ou GPEC) ;
  • de favoriser un dialogue social de qualité sur la base d’informations précises ;
  • d’élaborer les propositions d’orientations relatives à la formation et de définir les priorités d’actions

Pour les représentants du personnel (CSE) et syndicaux

La BDES vous permet :

  • de retrouver en un même lieu, et de manière permanente, l’ensemble des données relatives à la formation professionnelle (données qui pouvaient être jusque-là éparpillées) ;
  • d’établir des statistiques et d’en tirer un diagnostic et des propositions d’actions ;
  • d’émettre des avis éclairés dans le cadre des consultations récurrentes du CSE ;
  • de nourrir les négociations d’entreprise, notamment sur les thèmes relatifs à la formation professionnelle. 
Les alternants sont-ils concernés par la contribution de vie étudiante et de campus (Cvec) ?

Dialogue social en entreprise : un levier pour la formation professionnelle

Quelles obligations relatives à la BDES pour l’entreprise ?

Il incombe à l’employeur de mettre en place la BDES et d’y entrer toutes les données exigées.

Quel fonctionnement de la BDES dans le cadre d’un accord ?

Les règles de fonctionnement de la BDES peuvent être définies par un accord d’entreprise majoritaire ou, en l’absence de délégué syndical, par un accord entre l’employeur et le CSE (adopté à la majorité des membres titulaires) ou encore par un accord de branche. Cet éventuel accord peut, selon les modalités prévues par l’article L2312-21 du Code du travail :

  • déterminer l’organisation, l’architecture et le contenu de la BDES ;
  • prévoir l’intégration de données sur une période différente de celle prévue par défaut (informations sur les 2 années précédentes et perspectives sur les 3 années suivantes) ;
  • prévoir les conditions de fonctionnement, le support ainsi que les critères de consultation et d’utilisation de la BDES. 

Quelles informations relatives à la formation professionnelle dans la BDES ?

En l’absence d’accord d’entreprise déterminant son contenu, la BDES doit comporter une liste précise d’informations économiques, sociales et financières, plus nombreuses dans les entreprises de 300 salariés et plus (voir ci-dessous).

Faute d’accord d’entreprise, les informations portent sur :

  • l’année en cours ;
  • les 2 années précédentes ;
  • les perspectives des 3 années suivantes.

Ces informations sont présentées sous forme de données chiffrées ou à défaut, pour les années suivantes, sous forme de grandes tendances. L’employeur indique, pour ces années, les informations qui, eu égard à leur nature ou aux circonstances, ne peuvent pas faire l’objet de données chiffrées ou de grandes tendances, pour les raisons qu’il précise. 

Tout savoir sur la Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEC) 1

Quel contenu de la BDES dans les entreprises de 50 à 299 salariés

La BDES doit comporter les informations économiques, sociales et financières relatives à la formation professionnelle suivantes (sauf si un accord en décide autrement) :

  • investissements en formation et publics concernés ;
  • orientation de la formation professionnelle dans l’entreprise telles qu’elles résultent de la consultation sur les orientations stratégiques ;
  • résultat éventuel des négociations triennales sur la formation professionnelle ;
  • informations relatives aux modalités d’accès à la formation professionnelle des salariés transmises par l’employeur à l’autorité administrative ;
  • bilan des actions comprises dans le Plan de développement des compétences de l’entreprise pour l’année antérieure et pour l’année en cours, comportant :
    • la liste des actions de formation, des Bilans de compétences, des Validations des acquis de l’expérience (VAE) réalisés, rapportés aux effectifs concernés répartis par catégorie socioprofessionnelle et par sexe ;
    • les informations relatives aux CPF de transition professionnelle, aux congés de Bilan de compétences, aux congés de Validation des acquis de l’expérience et aux congés pour enseignement accordés (notamment leur objet, leur durée et leur coût), aux conditions dans lesquelles ces congés ont été accordés ou reportés, ainsi qu’aux résultats obtenus ;
  • nombre de salariés bénéficiaires de l’abondement lié au non-respect des obligations relatives à l’entretien professionnel après 6 années de présence ;
  • nombre de salariés bénéficiaires de l’entretien professionnel ;
  • bilan, pour l’année antérieure et pour l’année en cours, des conditions de mise en œuvre des contrats d’alternance :
    • emplois occupés pendant et à l’issue de leur action ou de leur période de professionnalisation ;
    • effectifs concernés par âge, sexe et niveau initial de formation (dont le nombre de contrats de formation en alternance ouverts aux jeunes de moins de 26 ans) ;
    • résultats obtenus en fin d’action de professionnalisation et conditions d’appréciation et de validation ;
  • bilan de la mise en œuvre du CPF ;
  • actions de formation que l’employeur envisage de mettre en œuvre, notamment au bénéfice des salariés âgés, peu qualifiés ou présentant des difficultés sociales particulières ;
  • actions entreprises ou projetées en matière d’embauche, d’adaptation, de réadaptation ou de formation professionnelle au bénéfice des personnes handicapées ;
  • analyse des données chiffrées par catégorie professionnelle de la situation respective des femmes et des hommes dans plusieurs domaines, dont la formation professionnelle.

La liste complète des informations que les entreprises de moins de 300 salariés doivent « déposer » dans la BDES est détaillée dans l’article R2312-8 du Code du travail. 

Quel contenu de la BDES dans les entreprises de 300 salariés et plus

La BDES doit comporter les informations relatives à la formation professionnelle suivantes (sauf si un accord en décide autrement) :

  • investissements en formation et publics concernés ;
  • orientations de la formation professionnelle dans l’entreprise telles qu’elles résultent de la consultation sur les orientations stratégiques ;
  • résultat éventuel des négociations triennales sur la formation professionnelle
  • informations relatives aux modalités d’accès à la formation professionnelle des salariés transmises par l’employeur à l’autorité administrative ;
  • bilan des actions comprises dans le Plan de développement des compétences de l’entreprise pour l’année antérieure et pour l’année en cours, comportant :
    • la liste des actions de formation, des Bilans de compétences, des Validations des acquis de l’expérience  réalisés, rapportés aux effectifs concernés répartis par catégorie socioprofessionnelle et par sexe ;
    • les informations, pour l’année antérieure et pour l’année en cours, relatives aux CPF de transition professionnelle (, aux congés de Bilan de compétences, aux congés de Validation des acquis de l’expérience et aux congés pour enseignement accordés (notamment leur objet, leur durée et leur coût), aux conditions dans lesquelles ces congés ont été accordés ou reportés, ainsi qu’aux résultats obtenus ;
  • nombre de salariés bénéficiaires de l’abondement lié au non-respect des obligations relatives à l’entretien professionnel après 6 années de présence ;
  • nombre de salariés bénéficiaires de l’entretien professionnel ;
  • bilan, pour l’année antérieure et pour l’année en cours, des conditions de mise en œuvre des contrats d’alternance :
    • emplois occupés pendant et à l’issue de leur action ou de leur période de professionnalisation ;
    • effectifs concernés par âge, sexe et niveau initial de formation (dont le nombre de contrats de formation en alternance ouverts aux jeunes de moins de 26 ans) ;
    • résultats obtenus en fin d’action de professionnalisation et conditions d’appréciation et de validation ;
  • bilan de la mise en œuvre du CPF ;
  • actions de formation que l’employeur envisage de mettre en œuvre, notamment au bénéfice des salariés âgés, peu qualifiés ou présentant des difficultés sociales particulières ;
  • actions entreprises ou projetées en matière d’embauche, d’adaptation, de réadaptation ou de formation professionnelle au bénéfice des personnes handicapées ;
  • formation professionnelle continue :
    • pourcentage de la masse salariale afférent à la formation continue ;
    • montant consacré à la formation continue : formation interne, formation effectuée en application de conventions, versement à des fonds assurance formation, versement auprès d’organismes agréés, Trésor et autres, total ;
    • nombre de stagiaires ;
    • nombre d’heures de stage : rémunérées, non rémunérées ;
    • décomposition par type de stages à titre d’exemple : adaptation, formation professionnelle, entretien ou perfectionnement des connaissances ;
  • congés formation :
    • nombre de salariés ayant bénéficié d’un congé formation rémunéré ;
    • nombre de salarié ayant bénéficié d’un congé formation non rémunéré ;
    • nombre de salariés auxquels a été refusé un congé formation ;
  • apprentissage : nombre de contrats d’apprentissage conclus dans l’année ;
  • égalité professionnelle (consultez également notre dossier consacré à l’égalité professionnelle) :
    • répartition par sexe et par catégorie professionnelle : selon le nombre moyen d’heures d’actions de formation par salarié et par an et selon le type d’action : adaptation au poste, maintien dans l’emploi, développement des compétences ;
    • mesures prises au cours de l’année écoulée en vue d’assurer l’égalité professionnelle ;
    • évaluation du niveau de réalisation des objectifs sur la base des indicateurs retenus ;
    • explications sur les actions prévues non réalisées ;
    • objectifs de progression pour l’année à venir et indicateurs associés.

La liste complète des informations que les entreprises de 300 salariés et plus doivent « déposer » dans la BDES est détaillée dans l’article R2312-9 du Code du travail.

Quel format pour la BDES ?

La formalisation que peut prendre la BDES varie selon la taille de l’entreprise :

  • dans les entreprises de 50 à 299 salariés, il peut s’agir d’un classeur papier ou d’un support dématérialisé : fichier Excel, fichier partagé via une Gestion électronique de documents (GED), application dédiée (certains prestataires privés proposent des modèles payants).
  • dans les entreprises de 300 salariés et plus, la BDES doit être obligatoirement consultable sur un support dématérialisé.

Qui a accès à la BDES ?

L’entreprise doit mettre la BDES à la disposition de plusieurs catégories de destinataires :

  • les membres du Comité social et économique (CSE) ;
  • les délégués syndicaux ;
  • l’inspection du travail.

La BDES doit être accessible en permanence, sauf si un accord d’entreprise en décide autrement.

L’employeur :

  • fixe les modalités d’accès, de consultation et d’utilisation de la base ;
  • informe les destinataires concernés des actualisations effectuées, selon des modalités qu’il détermine.

À noter : Tout utilisateur de la BDES doit respecter une obligation de discrétion. Les informations figurant dans la base de données qui revêtent un caractère confidentiel doivent être présentées comme telles par l’employeur, qui doit indiquer la durée de leur caractère confidentiel. 

Quelle mise à jour de la BDES ?

La BDES doit être mise à jour régulièrement, en fonction des fréquences prévues par le Code du travail selon les sujets. 

Pour aller plus loin

La BDES est un levier du dialogue social, créé par les organisations syndicales et patronales signataires de l’Accord national interprofessionnel (ANI) du 11 janvier 2013

La loi relative à la sécurisation de l’emploi, entrée en vigueur le 14 juin 2013, a rendu la mise en place de la BDES obligatoire pour les entreprises de 300 salariés et plus. Une obligation élargie aux entreprises de 50 salariés et plus en juin 2015. 

L’ordonnance sur la sécurisation des relations de travail du 22 septembre 2017 a ensuite permis aux entreprises de 50 salariés et plus de négocier les modalités de fonctionnement de la BDES avec les délégués syndicaux (ou les élus du CSE, en cas d’absence de délégué syndical dans l’entreprise). Elle a également ouvert la voie à des accords de branche sur le sujet.

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