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Une FOAD ne s’improvise pas. Quelques précautions s’avèrent nécessaires avant une première mise en œuvre pour gagner en efficacité. Il faut :
L’intervention humaine dans le cadre d’une formation à distance n’est théoriquement plus systématique, l’apprenant n’en a pas obligatoirement besoin s’il ne rencontre pas de difficulté spécifique.
Cependant, l’organisme de formation est tenu de mettre en place une assistance appropriée pour accompagner le bénéficiaire dans le déroulement de son parcours, et doit donc vérifier l’adéquation des moyens déployés avec les objectifs de la formation.
L’accompagnement des apprenants est essentiel à la qualité du dispositif et à sa réussite.
Lorsque l’entreprise fait appel à un prestataire, elle a tout intérêt à lui demander des précisions sur les modalités de positionnement des apprenants et sur la manière dont les parcours sont individualisés.
Certains « Learning management systems » (LMS) permettent de déterminer automatiquement des parcours individualisés à partir des résultats du positionnement sur la plate-forme.
L’individualisation du parcours d’apprentissage effectuée avant le début de la formation peut être renforcée par des ajustements réalisés tout au long de celui-ci.
Tout comme le positionnement, l’évaluation des acquis dans une formation en tout ou partie à distance peut être facilitée et enrichie par le numérique, voire automatisée. D’autres formes d’évaluation, en face à face ou sur le terrain, peuvent compléter ou remplacer l’évaluation digitale en fonction des objectifs et de la nature des apprentissages.
Les évaluations sont déterminées dès le processus de conception, au niveau de l’ingénierie de formation. Il est recommandé de réaliser des évaluations régulièrement afin de faciliter l’engagement des apprenants à distance et de repérer les difficultés qu’ils pourraient rencontrer.
Pour administrer les formations digitales, il faut un logiciel dédié : le LMS (ou Learning management system).
Il s’agit d’une plate-forme d’enseignement à distance qui intègre l’activité de toute personne impliquée dans un processus d’apprentissage en ligne (apprenants, formateurs, administrateurs). Elle permet donc de diffuser les contenus pédagogiques, enregistre le suivi des formations, facilite l’accompagnement/le tutorat et les interactions entre les stagiaires (selon les fonctionnalités de l’outil).
Chaque utilisateur accède à la solution en se connectant sur le portail web du prestataire choisi.
La FOAD est éligible aux financements attachés aux différents dispositifs de la formation professionnelle (dans le respect des obligations liées à la FOAD et à ces dispositifs) :
La FOAD peut être valorisée au titre de l’investissement formation de l’entreprise et comptabilisée dans le bilan à 6 ans de l’entretien professionnel s’il s’agit d’une formation « non obligatoire».
AKTO peut prendre en charge une prestation de formation réalisée dans le cadre de la FOAD, organisée à partir de modalités diverses (e-learning ,cours par correspondance, classes virtuelles, serious game…), dès lors que ces dernières respectent le cadre juridique.
À noter : le recours à une modalité isolée sans objectif professionnel ou évaluation ne constitue pas un parcours. Le simple fait de laisser à disposition un outil sans accompagnement n’est pas de la FOAD, qui doit nécessairement donner lieu à des évaluations qui jalonnent ou concluent l’action de formation.
Lorsque la FOAD est délivrée par un organisme de formation externe, les pièces à fournir sont :
Par rapport à une action de formation présentielle, la FOAD doit préciser en plus :
Ces éléments doivent figurer dans la convention de formation et/ou le Protocole individuel de formation (PIF) lorsqu’il existe.
Lorsque la FOAD est mise en œuvre en interne, la convention de formation n’est plus nécessaire. On retrouve donc :
Le coût pédagogique est financé sur les heures estimées indiquées par l’organisme de formation.
Si les heures réalisées représentent moins de 70 % des heures estimées, il faudra demander à l’organisme de formation de valider par écrit l’atteinte des objectifs par le stagiaire pour un financement de la formation à 100 %.
La formation professionnelle s’est ouverte très progressivement à l’usage des technologies digitales.
C’est une circulaire de la Délégation générale à l’emploi et à la formation professionnelle (DGEFP) en date du 20 juillet 2001 qui a donné la première définition de la FOAD sur le plan réglementaire : « Une ‘formation ouverte et/ou à distance’ est un dispositif souple de formation organisé en fonction de besoins individuels ou collectifs (individus, entreprises, territoires). Elle comporte des apprentissages individualisés et l’accès à des ressources et compétences locales ou à distance. Elle n’est pas exécutée nécessairement sous le contrôle permanent d’un formateur. »
Les outils digitaux ont peu à peu permis à la formation professionnelle de s’adapter aux nouveaux besoins des entreprises et de leurs des salariés, ainsi qu’aux exigences de la vie professionnelle. La loi du 5 mars 2014 relative à la formation professionnelle, à l’emploi et à la démocratie sociale, et un décret du 20 août 2014 ont accompagné ce mouvement en légitimant la FOAD en tant que « véritable » formation et en sécurisant sa pratique et sa prise en charge financière par les Opco. Dès lors, les moyens d’organisation, d’accompagnement ou d’assistance pédagogique et technique mis à disposition du stagiaire dans le cadre du programme pédagogique doivent être détaillés.
La loi Travail du 8 août 2016 a, d’une part, rendu possible la délivrance de formations en apprentissage dans le cadre de la FOAD (article L6211-2 du Code du travail) et, d’autre part, défini les conditions de réalisation des actions de formation pour faciliter la mise en place de parcours individualisés.
Enfin, la loi Avenir professionnel du 5 septembre 2018 a élargi la définition de « l’action de formation ». Celle-ci se définit désormais (selon l’article L6313-2 du Code du travail) comme un parcours pédagogique permettant d’atteindre un objectif professionnel ; elle peut être réalisée en tout ou partie à distance, ainsi qu’en situation de travail.
voir notre dossier sur l’Afest
Cette définition permet la prise en charge des actions mettant en œuvre des pratiques pédagogiques innovantes et encourage la reconnaissance des formations multimodales. Une action de formation peut ainsi être composée de différents modes d’apprentissage – formation en présentiel, à distance, en situation de travail, temps de partage de pratiques, séminaire… – sous réserve qu’elle définisse clairement un objectif professionnel à atteindre.
Du fait de l’épidémie de Covid-19, la FOAD a connu un développement rapide et intense. «Après un confinement pendant lequel les équipes ont dû s’organiser du jour au lendemain pour assurer la continuité pédagogique, l’intérêt d’une approche multimodale de la formation semble désormais acquis », estime ainsi le FFFOD (Forum des acteurs de la formation digitale), qui a fait le point dans un livre blanc paru en novembre 2020 : « La crise, grand accélérateur du Digital Learning ».
(voir aussi le chapitre sur les différents formats de la FOAD pour accéder au reste du glossaire).
App (ou application mobile) : application développée spécifiquement pour smartphone ou tablette. Elle permet d’accéder au LMS grâce à une interface et des fonctionnalités adaptées ou d’exécuter directement une activité en ligne telle une vidéo ou une capsule de micro-learning.
Accompagnement/assistance : toute action individuelle ou collective réalisée par une ou des « personnes ressources », qui consiste à favoriser les apprentissages à distance en utilisant des modalités de communication et d’échanges (synchrones et asynchrones).
Adaptive Learning : dispositif visant à adapter et personnaliser en temps réel le parcours de l’apprenant à partir de l’analyse de ses activités.
Asynchrone : modalité d’échange (mail, forum, etc.) ou de formation (e-learning) en différé.
Activités : ensemble de tâches que doit effectuer l’apprenant sur un LMS pour suivre des séquences de formation à distance.
Centre de ressources (CDR) : regroupement de ressources de formation dans un espace réel de l’entreprise ou dans un établissement d’enseignement pour fournir des technologies et des facilités d’accès à la formation, souvent accompagné d’un tutorat.
Chat : système de messagerie instantanée permettant d’échanger des messages textuels ou des fichiers (images, vidéo, son…) en temps réel entre plusieurs utilisateurs connectés à un même réseau.
Chatbot : robot (ou agent) conversationnel capable de dialoguer avec un utilisateur. En formation, un chatbot peut permettre de répondre automatiquement aux questions des apprenants les plus fréquentes.
Cloud (voir également SaaS) : infrastructure informatique dans laquelle la puissance de calcul et le stockage des données sont gérés par des serveurs distants auxquels les usagers se connectent via une liaison Internet sécurisée.
LMS (Learning Management System) : logiciel permettant la gestion de l’activité des personnes concernées par la FOAD (apprenants, formateurs, administrateurs) et la diffusion des contenus pédagogiques.
LCMS (Learning Content Management System) : système de création et de gestion de contenus pédagogiques. Une plate-forme LCMS est destinée aux experts de la production de formations et intervient en amont de la diffusion des contenus.
Outil auteur : logiciel permettant de créer des modules e-learning.
Parcours : ensemble de modules, eux-mêmes constitués de séquences qui comprennent des activités.
Responsive design : faculté d’un site web à adapter son affichage en fonction de la largeur de l’écran du terminal de lecture (ordinateur, tablette ou smartphone).
SaaS (Software as a Service, voir Cloud) : modèle commercial où le logiciel est externalisé dans le Cloud et pour lequel le client paie un abonnement incluant un certain nombre de services (hébergement, assistance, etc.).
Sur étagère : l’expression qualifie des contenus de formation déjà réalisés. Il s’agit en général de cours sur des sujets transversaux tels que le management, la bureautique ou encore les langues.
Synchrone : modalité d’échange ou de formation en temps réel (chat, visioconférence…).
Traçabilité (ou tracking) : ensemble de moyens permettant de recueillir des informations et/ou des indicateurs sur la réalisation du parcours d’un apprenant, à des fins pédagogiques et/ou administratives.
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